Quién administra la información
La Asociación de Estudiantes de Medicina de Panamá (AEMP), por medio de la Secretaría de Asuntos Científicos y Culturales (SACYC), administra las solicitudes de uso de los salones del Edificio de Estudiantes.
Datos que recopilamos
Recopilamos el nombre de la actividad, organización o comité, responsable, cargo del solicitante o semestre, cédula, correo, teléfono, aforo, descripción, salón, fecha, horario, información sobre alimentación y necesidades de manejo de residuos. También recopilamos el PDF de la prematrícula de la persona responsable, la versión de las normas de uso aceptadas, las decisiones administrativas y datos técnicos seudonimizados necesarios para prevenir spam.
Para qué se utilizan
Los datos se utilizan exclusivamente para verificar disponibilidad, contactar al responsable, aprobar o rechazar la solicitud, pedir correcciones, mantener la trazabilidad de las decisiones y proteger el servicio contra abuso. El PDF de la prematrícula se utiliza únicamente para verificar la vinculación académica de la persona responsable.
Comunicaciones por correo
Utilizamos el correo registrado para enviar un aviso de recepción de la solicitud y, cuando SACYC la aprueba, una confirmación con los datos de la reserva. Estos mensajes se gestionan mediante EmailJS y no sustituyen la consulta pública de estado con la cédula.
Qué información es pública
El calendario público puede mostrar la organización o comité, el salón, la fecha y el horario. El nombre de la actividad se muestra únicamente cuando la solicitud está aprobada; mientras está pendiente aparece como “Solicitud en revisión”. Nunca muestra correos, teléfonos, cédulas, nombres de responsables ni la descripción privada.
Consulta de trámites
La consulta por cédula muestra las solicitudes vinculadas a esa identificación: nombre de la actividad, organización, salón, fecha, horario, estado y, cuando corresponda, el mensaje que SACYC dirige al solicitante. No muestra la cédula, correo, teléfono, responsable, descripción ni PDF de prematrícula. La cédula registrada es el único dato utilizado para consultar los trámites.
Acceso, conservación y seguridad
La base de datos es privada y el panel administrativo está limitado a las cuentas autorizadas. La AEMP conserva la información durante el tiempo necesario para gestionar la reserva, atender consultas y mantener la trazabilidad institucional, y aplica controles de acceso y registro de decisiones. El PDF de prematrícula se almacena de forma privada y nunca se publica en el calendario ni en la consulta de estado. Solo puede ser consultado por administradores autorizados.
Consultas o solicitudes sobre tus datos
Para solicitar acceso, corrección o eliminación de información, escribe a sacycaemp@gmail.com o aemp.up@gmail.com. Incluye tu cédula; no envíes contraseñas.